MONITOR POLSKI

DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 9 maja 2018 r. Poz. 459

UMOWA

z Krajem-Gospodarzem między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej, Europejską Komisją Gospodarczą Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz Organizacją Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa w sprawie „Las2017” - Wspólnej Konferencji 39. Sesji Europejskiej Komisji do spraw Leśnictwa (EFC) Organizacji Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) oraz 75. Sesji Komitetu do spraw Lasów i Przemysłu Drzewnego (COFFI) Europejskiej Komisji Gospodarczej Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNECE), która odbędzie się w Warszawie w dniach 9-13 października 2017 roku,

podpisana w Warszawie dnia 5 października 2017 r.

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej, Europejska Komisja Gospodarcza Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz Organizacja Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa, zwane dalej „Stronami”, uzgodniły, co następuje:

Artykuł 1 Uczestnicy

1.    Dyrektor Generalny Organizacji Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) oraz Sekretarz Wykonawczy Europejskiej Komisji Gospodarczej Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNECE) zapraszają uczestników na Wspólną Sesję Europejskiej Komisji do spraw Leśnictwa FAO oraz Komitetu do spraw Lasów i Przemysłu Drzewnego UNECE (zwaną dalej „Las2017”), zgodnie z regulaminami UNECE i FAO oraz ich organów pomocniczych. Delegatami na Las2017 będą:

(a)    Państwa;

(b)    Organizacje wyspecjalizowane Organizacji Narodów Zjednoczonych;

(c)    Inne organizacje międzyrządowe;

(d)    Funkcjonariusze Sekretariatu Organizacji Narodów Zjednoczonych;

(e)    Organizacje pozarządowe;

(f)    Przedstawiciele sektora prywatnego;

(g)    Inne podmioty.

2.    Liczba uczestników międzynarodowych i krajowych szacowana jest na 350.

Artykuł 2

Organizacja Las2017

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej (zwany dalej „Rządem”) zapewni odpowiednie zaplecze dla potrzeb Las2017, w tym przestrzeń konferencyjną i biurową, zasoby personalne, materiały i wyposażenie biurowe, usługi telefonu i faksu, zgodnie z opisem w Załączniku I, a także transport między lotniskiem i hotelem lub między hotelem a obiektami konferencyjnymi, jeżeli to konieczne. Rząd zapewni odpowiednie zaplecze medyczne dla potrzeb udzielania pierwszej pomocy w sytuacjach nadzwyczajnych, a w razie poważnych wypadków Rząd zapewni natychmiastowy transport i przyjęcie do szpitala.

Artykuł 3

Finansowanie Las2017

Zgodnie z rezolucją Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych nr 47/202, przyjętą przez Zgromadzenie Ogólne w dniu 22 grudnia 1992 roku, Część A, paragraf 17, Rząd przyjmuje odpowiedzialność za wszelkie dodatkowe wydatki wynikające bezpośrednio lub pośrednio z organizacji Las2017 w Warszawie w dniach 9-13 października 2017 roku. Takie koszty, których szacunek podano w Załączniku II, obejmują, ale nie ograniczają się do następujących spraw:

(a)    Zapewnienie biletów dla funkcjonariuszy UNECE i personelu Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna, którzy są niezbędni do zaplanowania lub obsługi Las2017, zgodnie z zasadami i regulacjami Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz powiązanymi praktykami administracyjnymi dotyczącymi standardu podróży i limitów bagażowych;

(b)    Rząd zapewni wypłatę, lokalnie na terenie Warszawy, diet i wydatków końcowych dla funkcjonariuszy UNECE i Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna, wymienionych w przepisie 3(a) za konferencję przygotowawczą i konferencję Las2017. Z uwagi na fakt, że Kraj-Gospodarz zapewni personelowi UNECE oraz personelowi Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna całkowite utrzymanie (zakwaterowanie i wszystkie posiłki), funkcjonariuszom wymienionym w przepisie 3(a) wypłacona zostanie obniżona dzienna stawka diety wynosząca 20%;

(c)    Koszt wysyłki wszelkiego niezbędnego wyposażenia, materiałów i dokumentów.

Artykuł 4

Przywileje i immunitety

W odniesieniu do Las2017 zastosowanie mają Konwencja dotycząca przywilejów i immunitetów Narodów Zjednoczonych, zatwierdzona dnia 13 lutego 1946 roku (zwana dalej „Konwencją ONZ”), oraz Konwencja o przywilejach i immunitetach organizacji wyspecjalizowanych, przyjęta dnia 21 listopada 1947 roku (zwana dalej „Konwencją organizacji wyspecjalizowanych”), któiych Rzeczpospolita Polska jest stroną, a zwłaszcza:

(a)    Przedstawicielom Państw przysługują przywileje i immunitety na mocy rozdziału IV Konwencji ONZ i artykułu V Konwencji organizacji wyspecjalizowanych;

(b)    Funkcjonariuszom Organizacji Narodów Zjednoczonych uczestniczącym lub pełniącym funkcje w związku z Las2017 przysługują przywileje i immunitety na mocy rozdziału V i VII Konwencji ONZ;

(c)    Uczestnikom zaproszonym przez Organizację Narodów Zjednoczonych, którzy zostali wyznaczeni przez Sekretarza Generalnego jako rzeczoznawcy w sprawach Organizacji Narodów Zjednoczonych, przysługują przywileje i immunitety nadane rzeczoznawcom wysyłanym w sprawach Organizacji Narodów Zjednoczonych na mocy rozdziału VI i VII Konwencji ONZ;

(d)    Uczestnikom zaproszonym przez FAO, którzy zostali wyznaczeni przez Dyrektora Generalnego jako eksperci dla FAO, przysługują przywileje i immunitety określone w ustępie 2 Załącznika II do Konwencji organizacji wyspecjalizowanych.

Artykuł 5 Udogodnienia

Bez uszczerbku dla postanowień Konwencji, o których mowa w Artykule 4, wszystkim uczestnikom i osobom pełniącym funkcje w związku z Las2017 przysługują takie dodatkowe zaplecze i udogodnienia, jakie są niezbędne do samodzielnego wykonywania ich funkcji w związku z Las2017.

Artykuł 6 Zaplecze

Personel zapewniony przez Rząd na mocy niniejszej Umowy otrzyma kompletne zaplecze niezbędne do samodzielnego wykonywania jego funkcji w związku z Las2017.

Artykuł 7 Wity i zezwolenia

Wstyscy uczestnicy i osoby wykonujące funkcje w związku z Las2017 mają prawo do niezakłóconego wjazdu do i wyjazdu z Rzeczypospolitej Polskiej. Wity i zezwolenia na wjazd, gdy są wymagane i gdy złożono o nie wniosek do Ambasady lub Konsulatu Rzectypospolitej Polskiej, zostaną przyznane bez zbędnej zwłoki i bezpłatnie.

Artykuł 8

Zastrzeżenia dotyczące uczestników

Przepisy Artykułu 7 nie wykluczają przedstawienia przez Rząd uzasadnionych i zgodnych z prawem zastrzeżeń dotyczących określonej osoby. Takie zastrzeżenia muszą dotyczyć jednakże poszczególnych kwestii karnych, kwestii związanych z bezpieczeństwem lub podobnych kwestii o zasadniczym znaczeniu, a nie narodowości, wyznania, przynależności zawodowej lub politycznej.

Artykuł 9

Obszar Konferencyjny

Pomieszczenia, biura i powiązane miejsca i obiekty udostępnione przez Rząd dla potrzeb Las2017, staną się Obszarem Konferencyjnym, który stanowić będzie lokal Organizacji Narodów Zjednoczonych w rozumieniu rozdziału II paragrafu 3 Konwencji ONZ przez cały czas trwania konferencji, włączając w to etapy przygotowania i likwidacji.

Artykuł 10

Odpowiedzialność Stron

Rząd będzie odpowiedzialny za załatwienie każdego pozwu, roszczenia lub innego żądania wobec Organizacji Narodów Zjednoczonych lub FAO wynikającego z: (i) obrażeń doznanych przez osobę lub szkód w mieniu na terenie obiektów konferencyjnych lub biurowych zapewnionych dla potrzeb konferencji; (ii) transportu zapewnionego przez Rząd; oraz (iii) zatrudnienia dla potrzeb konferencji personelu zapewnionego lub zorganizowanego przez Rząd; ponadto Rząd zabezpieczy i zwolni Organizację Narodów Zjednoczonych, FAO i ich personel od wszelkich takich pozwów, roszczeń lub innych żądań, z wyjątkiem sytuacji, gdy taki pozew, roszczenie lub inne żądanie wynika z rażącego zaniedbania lub umyślnej winy Organizacji Narodów Zjednoczonych, FAO lub ich personelu.

Artykuł 11

Bezpieczeństwo Las2017

Rząd powiadomi lokalne władze o zwołaniu Las2017. Rząd, na własny koszt, zapewni takie ustalenia, jakie mogą być wymagane do zapewnienia bezpieczeństwa uczestników i skutecznego funkcjonowania Las2017, z zachowaniem właściwego poziomu bezpieczeństwa i bez jakichkolwiek zakłóceń. Takie ustalenia będą prowadzone w ścisłej współpracy z wyznaczonym funkcjonariuszem wyższego szczebla Organizacji Narodów Zjednoczonych i FAO.

Artykuł 12

Rozstrzyganie sporów

Każdy spór dotyczący interpretacji lub wdrożenia tych ustaleń, za wyjątkiem sporu podlegającego odpowiednim przepisom Konwencji dotyczącej przywilejów i immunitetów Narodów Zjednoczonych

lub Konwencji o przywilejach i immunitetach organizacji wyspecjalizowanych, lub jakiejkolwiek innej stosownej umowy, zostanie rozstrzygnięty w drodze negocjacji lub innego ustalonego trybu rozstrzygania sporów, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Każdy taki spór, który nie zostanie rozstrzygnięty w drodze negocjacji lub innego ustalonego trybu rozstrzygania sporów, zostanie skierowany do trybunału złożonego z trzech arbitrów, z których jeden zostanie wyznaczony przez Sekretarza Generalnego Organizacji Narodów Zjednoczonych w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym FAO, drugi przez Rząd, a trzeci, pełniący rolę przewodniczącego, przez dwóch pozostałych arbitrów. Jeżeli którakolwiek ze Stron nie wyznaczy arbitra w ciągu trzech miesięcy od momentu podania przez drugą Stronę nazwiska swojego arbitra lub jeżeli dwaj pierwsi arbitrzy w ciągu trzech miesięcy od wyznaczenia lub nominowania drugiego z nich nie wyznaczą przewodniczącego, wtedy taki arbiter zostanie nominowany przez Prezesa Międzynarodowego Trybunału Sprawiedliwości na wniosek którejkolwiek Strony sporu. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, trybunał przyjmuje własny regulamin, przewiduje zwrot wydatków swoich członków i podział kosztów między Stronami oraz podejmuje wszystkie decyzje większością dwóch trzecich głosów. Jego decyzje w sprawie wszystkich kwestii w zakresie procedur i treści będą ostateczne, i nawet jeżeli zostaną podjęte w sytuacji braku jednej ze Stron, są wiążące dla obydwu.

Artykuł 13 Załączniki

Załączniki do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część i, o ile wyraźnie nie ustalono inaczej, każde odniesienie do niniejszej Umowy stanowi jednocześnie odniesienie do jej Załączników.

Artykuł 14 Zmiana Umowy

Niniejsza Umowa może być zmieniona w drodze pisemnej umowy między Rządem, Organizacją Narodów Zjednoczonych i FAO.

Artykuł 15

Czas obowiązywania Umowy

Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania i pozostaje w mocy przed, podczas i po zakończeniu Las2017, tak długo jak to konieczne dla rozstrzygnięcia wszystkich kwestii związanych z jej postanowieniami.

Sporządzono w    w dniu    dwóch oryginalnych egzemplarzach,

każdy w językach polskim i angielskim, przy czym obydwa teksty są jednakowo autentyczne.

ZAŁĄCZNIKI

Wymagane obiekty i personel, które ma zapewnić Rząd Rzeczpospolitej Polskiej w związku z organizacją Las2017, Wspólnej Konferencji Komitetu EKG ONZ do spraw Lasów i Przemysłu Drzewnego (COFFI) i Europejskiej Komisji do spraw Leśnictwa (EFC) FAO, która odbędzie się w Warszawie w Polsce w dniach 9-13 października 2017 roku

1.    Obiekty na spotkania i biura

1.    Sala konferencyjna dla około 3S0 uczestników, wyposażona w sprzęt do tłumaczenia symultanicznego na język angielski, francuski, rosyjski i hiszpański; kabina do tłumaczenia powinna być przeznaczona dla dwóch tłumaczy; kabiny powinny być dobrze izolowane.

2.    1 dodatkowa sala dla Biur (25 osób).

3.    1 sala na odrębne spotkania (50 osób).

4.    Przynajmniej 5 sal na wydarzenia towarzyszące.

5.    1 biuro dla Sekretariatu ONZ (dostępne również na wieczorne sesje robocze).

6.    1 stanowisko rejestracji /1 stanowisko mówcy /1 stanowisko informacyjne w pobliżu sali konferencyjnej.

7.    1 stanowisko do dystrybucji dokumentów wśród uczestników.

8.    1 sala / obszar pracy dla fotokopiarki(ek).

9.    Strefa prasowa.

2.    Urządzenia i materiały biurowe

1.    Materiały biurowe (papier, zszywacz itd.).

2.    Telefon do rozmów międzynarodowych, faks, WiFi.

3.    Urządzenia do pokazu slajdów, plansz, w tym komputer, rzutnik do prezentacji multimedialnych, rzutnik podwieszony oraz duży ekran.

4.    Fotokopiarka(i) i papier.

5.    Przynajmniej 3 komputery osobiste z edytorem tekstu w języku angielskim, klawiaturą angielską i drukarkami.

6.    Tabliczki z nazwami i stojaki dla krajów, organizacji międzynarodowych i urzędników oraz stoły w sali konferencyjnej.

7.    Oznaki dla uczestników.

8.    Flaga kraju gospodarza (1,22 x 1,83 m), flaga Organizacji Narodów Zjednoczonych zapewniona przez Organizację Narodów Zjednoczonych.

9.    Rejestracja sesji Las2017.

10.    Wydruk ostatecznego programu.

11.    Pakiet konferencyjny: teczka, notatnik, pióro itd.

3.    Personel

1. Punkt kontaktowy do łączności z Sekretariatem; zapewniający wysoką jakość organizacji spotkania, pośredniczący w uzyskaniu specjalnych stawek rządowych za miejsca

zakwaterowania, pomagający w sprawach wizowych itd. Żeby ułatwić komunikację, pracownicy punktu kontaktowego powinni płynnie posługiwać się językiem angielskim.

2.    Zespół wsparcia Sekretariatu: w zakresie organizacji podróży i zakwaterowania dla Sekretariatu zgodnie z Przepisami dotyczącymi pracowników ONZ i Regulaminem ONZ, organizacji spotkań, łączności, public relations, strony internetowej spotkania; rejestracji i potwierdzenia rejestracji, opracowywania i wysyłania pism do celów wizowych, opracowania i wydruku listy uczestników, organizacji Stanowiska Powitalnego na lotnisku, transferów, pakietu powitalnego itd. W skład Zespołu wsparcia Sekretariatu powinny wchodzić przynajmniej następujące osoby:

—    Asystent administracyjny, odpowiedzialny, w ścisłym porozumieniu i współpracy z Sekretariatem, za organizację i logistykę spotkania wstępnego i Wspólnej Sesji (w okresie rozpoczynającym się 4 miesiące wcześniej);

—    Administrator strony internetowej, odpowiedzialny za opracowanie strony internetowej Wspólnej Sesji, umieszczanie komunikatów i dokumentów Wspólnej Sesji, informacji praktycznych i wiadomości organizacyjnych oraz programu, a także, jeżeli to możliwe, zapewniającego rejestrację on-line;

3.    Pracownicy ochrony, zapewniający bezpieczeństwo uczestników i sprawny przebieg Las2017, zgodnie z postanowieniami Artykułu 11 Umowy.

4.    Wystarczająca liczba pracowników, zapewniających realizację Wspólnej Sesji, obsługę sprzętu technicznego, rejestrację na miejscu (dystrybucję oznak, pakietów konferencyjnych itd.), powielanie i dystrybucję dokumentów Wspólnej Sesji itd.

5.    Zawodowi tłumacze (po dwóch w kabinie), zapewniający tłumaczenie symultaniczne w języku angielskim, francuskim, rosyjskim i hiszpańskim.

ZAŁĄCZNIK II

Pozycje

(I) W skład Sekcji Leśnictwa i Drzewnictwa EKG ONZ/FAO wchodzą pracownicy EKG ONZ i FAO.

(l.B.) Koszt biletu lotniczego (700 USD) został oszacowany przez Biuro Podróży Carlson Wagonlit z Pałacu Narodów ONZ. Cena biletów może się zmienić.

(I.C.) Nazwiska wyżej wymienionych pracowników/mowców zostaną przekazane Rządowi • Gospodarzowi przez EKG ONZ w terminie umożliwiającym niezwłoczny zakup biletów lotniczych.

(II.) DSA i wydatki na dojazd są oparte na stawkach z grudnia 2016 r. i mogą się zmienić. Oficjalna stawka DSA ONZ obowiązująca w Warszawie w grudniu 2016 r. wynosiła 287 USD/dzień. DSA zmniejsza się o 50%, jeżeli zakwaterowanie jest bezpłatne oraz o 80%, jeżeli Rząd - Gospodarz zapewnia pełne utrzymanie (zakwaterowanie i posiłki). Wydatki na dojazd (38 USD na każdy przejazd z lub do lotniska lub innego punktu przyjazdu lub wyjazdu, tj. 38 USD x 2 = 76 USD dla Genewy oraz 38 USD x 2 = 76 USD dla Warszawy, zmniejsza się do 98 USD, jeżeli zapewniono transport lokalny. Jeżeli podróż organizuje EKG ONZ, stosuje się narzut 13%.

(II.A i II.B) DSA dotyczy terminów Sesji, spotkania wstępnego i spotkania dodatkowego.

Host Country Agreement between the Government of the Republic of Poland, the United Nations Economic Commission for Europę and the Food and Agriculture Organization of the United Nations for Las2017: Joint Meeting of the thirty-ninth Session of the Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) European Forest Commission (EFC) and the seventy-fifth Session of the United Nations Economic Commission for Europę (UNECE) Committee on Forests and the Forest Industry (COFFI) to be held in Warsaw, Poland, 9-13 October 2017

The Govemment of the Republic of Poland, the United Nations Economic Commission for Europę, and the Food and Agriculture Organization of the United Nations, hereinafter referred to as the "Parties", agreed as follows:

Article 1 Participants

1.    The Director-General of the Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) and the Executive Secretary of the United Nations Economic Commission for Europę (UNECE) will invite participants to the Joint Session of the European Forestry Commission of FAO and the UNECE Committee on Forests and the Forest Industry (hereinafter referred to as Las2017) in accordance with the rules of procedures of UNECE and FAO and their subsidiary organs. Delegates to Las2017 will include:

(a)    States;

(b)    Specialized Agencies of the United Nations;

(c)    Other intergovemmental organisations;

(d)    Officials of the United Nations Secretariat;

(e)    Non-govemmental organizations;

(f)    Private sector representatives;

(g)    Others.

2.    The number of intemational and national participants is estimated at 350.

Article 2

Organisation of Las2017

The Govemment of the Republic of Poland (hereinafter referred to as the "Govemment") will provide adequate facilities for Las2017, including meeting and office space, personnel resources, office supplies and equipment, telephone and fax services, as described in Annex I, as well as transportation between airport and hotel and/or hotel and meeting facilities, if required. The Govemment will provide adeąuate medical facilities for first aid in emergencies, and, for serious emergencies, the Govemment will ensure immediate transportation and admission to a hospital.

Article 3

Funding of Las2017

In accordance with the United Nations General Assembły Resolution 47/202, Part A, paragraph 17, adopted by the General Assembły on 22 December 1992, the Govemment will assume responsibility for any supplementary expenses arising directly or indirectly ffom holding Las2017 in Warsaw ffom 9 to 13 October 2017. Such costs, the estimate of which is provided in Annex II, include, but are not restricted to:

(a)    The proyision of tickets to officials of UNECE and staff of the Joint UNECE/FAO Forestry and Timber Section who are reąuired to plan for or service Las2017 in accordance with the United Nations rules and regulations and its related administrative practices regarding travel standard and baggage allowances.

(b)    The Govemment will provide payment locally in Warsaw of subsistence allowance and terminal expenses for the UNECE and the Joint UNECE/FAO Forestry and Timber Section officials mentioned in 3(a) for the preparatoiy meeting and the Las2017 meeting. As foli board (accommodation and all meals) will be offered by the host country to UNECE staff and staff of the Joint UNECE/FAO Forestry and Timber Section, a reduced daily subsistence allowance ratę of 20 percent will be provided to officials mentioned in 3(a).

(c)    The cost of shipping any necessary eąuipment, supplies and documents.

Article4

Privileges and immunities

The Convention of 13 February 1946 on the Privileges and Immunities of the United Nations (hereinafter referred to as “the UN Convention”), and the Convention of 21 November 1947 on the Prmlage and Immunities of the Specialized Agencies (hereinafter referred to as “the Specialized Agencies Convention”) to which the Republic of Poland is a party, shall be apphcable in respect of Las2017, in particular:

(a)    Representatives of States shall enjoy the privileges and immunities provided under Article IV of the UN Convention and Article V of the Specialized Agencies Conyention;

(b)    Officials of the United Nations participating in or performing functions in connection with Las2017 shall enjoy the privileges and immunities provided under Articles V and vn of the UN Convention;

(c)    Participants invited by the United Nations, who are designated by the Secretary-General as experts on mission for the United Nations, shall enjoy the privileges and immunities accorded to experts on mission for the United Nations under Article VI and VII of the UN Convention;

(d)    Participants invited by FAO, who are designated by its Director General as experts for FAO, shall enjoy the privileges and immunities laid down in paragraph 2 of Annex II of the Specialized Agencies Convention.

Article 5 Amenities

Without prejudice to the provisions of the Conventions referred to in Article 4, all participants and persons performing functions in connection with Las2017 shall enjoy such additional facilities and courtesies as are necessary for the independent exercise of their functions in connection with Las2017.

Article 6 Facilities

Persoanel provided by the Govemment pursuant to this Agreement shall be accorded all facilities necessary for the independent exercise of their functions in connection with Las2017.

Article7

Visas and permits

All participants and all persons performing functions in connection with Las2017 shall have the right of unimpeded entry into and exit from the Republic of Poland. Visas and entry permits, where required and when applied for in an Embassy or Consulate of the Republic of Poland, shall be granted promptly and free of charge.

Article8

Objections concerning participants

The provisions outlined in Article 7 do not exclude the presentation by the Govemment of well-founded objections based on law concerning a particular individual. Such objections, however, must relate to specific criminal or security rełated or similar fundamental matters and not to nationality, religion, professional or political affiliation.

Article 9 Conference Area

The rooms, offices and related localities and facilities put at the disposal of Las2017 by the Govemment shall be the Conference Area, which will constitute United Nations Premises within the meaning of Article n, Section 3, of the UN Convention for the duration of the meeting including the preparation and winding-up stages.

Article 10

Liability of the Parties

The Govemment will be responsible for dealing with any action, claim or other demand against the United Nations or FAO arising out of: (i) injury to person or damage to property in conference or office premises provided for the meeting; (ii) the transportation provided by the Govemment; and (iii) the employment for the meeting of personnel provided or arranged by the Govemment; and the Govemment shall hołd the United Nations, FAO and their personnel harmless in respect of any such action, claim or other demand, except where an action, claim or other demand arises from the gross negligence or willful misconduct of the United Nations, FAO or their personnel.

Article 11

Security of Las2017

The Govemment shall notify the local authorities of the convening of Las2017. The Govemment shall, at its expense, provide such arrangements as may be required to ensure the safety of the participants and the effective functioning of Las2017 with appropriate security and free from any interference of any kind. Such arrangement shall be carried out in close co-operation with a designated senior official of the United Nations and FAO.

Artidett

Setttement of disputes

Any dispute conceming the inlerpretation or implementation of these arrangements, except for a dispute subject to the appropriate provisions of the Conyention on the Privileges and Immunities of the United Nations or the Convention on the Privileges and Immunities of the Specialized Agencies or of any other applicable agreement, shall, unless the parties otherwise agree, be resolved by negotiations or other agreed modę of settlement. Any such dispute that is not settled by negotiation or any other agreed modę of settlement shall be submitted to a tribunal of three arbitrators, one of whom will be appointed by the Secretary-General of the United Nations in consultation with the Director-General of FAO, one by the Govemment and the third, who will be the Chairman, by the other two arbitrators. If either party does not appoint an arbitrator within three months of the other party having notified the name of its arbitrator or if the first two arbitrators do not within three months of the appointment or nomination of the second one of them, appoint a Chairman, then such arbitrator will be nominated by the President of the International Court of Justice at the reąuest of either party to the dispute. Except as otherwise agreed by the parties, the tribunal will adopt its own rules of procedurę, provide for the reimbursement of its members and the distribution of expenses between the parties, and take all decisions by a two-thirds majority. Its decisions on all ąuestions of procedurę and substance will be finał and, even if rendered in default of one of the parties, be binding on both of them.

Articlel3

Annexes

The Annexes to this Agreement shall form an integral part hereof and, unless expressly provided otherwise, any reference to this Agreement shall constitute at the same time a reference to the Annexes hereto.

Articlel4

Amendment to the Agreement

This Agreement may be amended by written agreement between the Govemment, the United Nations and the FAO.

ArtidelS

Term of the Agreement

This Agreement shall enter into fince upon signatuie and shall remain in force before, during and as long after Las2017 as necessaiy to settle all matters related to its provisions.

ANNEXI

Reąuired facilities and personnel to be provided by the Govemment of the Republfc of Poland for the organizatlon of Las2017: the joint meeting of the thirty-ninth Session of the FAO European Forestry Conunission (EFC) and the seventy-fifth Session of the UNECE Committee on Forests and the Forest Industry (COFFI), to be held in Warsaw, Poland, from 9 to 13 October 2017

A.    Meeting and Office Space Facilities

1.    A conference room with a seating capacity for approximately 350 participants, eaninned for simultaneous interoretation into English. French. Russian and Snanish:

the interpretation eąuipment shouid accommodate 2 interpreters per booth; interpretation booths shouid be well insulated.

2.    1 additional meeting room for the Bureaux (25 pers.).

3.    1 break-out room (50 pers.).

4.    At least 5 rooms for side-events.

5.    1 office for the UN Secretariat (available also for evening working sessions).

6.    1 registration desk /1 speaker’s desk /1 information desk near the conference room.

7.    1 desk for the distribution of documents to participants.

8.    1 room/work area for photocopier(s).

9.    Press area.

B.    Equipment and Office Snpplies

1.    Office supplies (paper, stapler, etc.).

2.    International telephone, fax, WIFI.

3.    Eąuipment for projection of slides, charts, including a Computer and a power point projector, overhead projector and large screen.

4.    Photocopying machine(s) and paper.

5.    At least 3 personal computer(s) with word processing software in English, English keyboards and printers.

6.    Name plates and stands for countries, intemational organizations and officers, tables in the conference hall.

7.    Badges for participants.

8.    Host country flag (1.22 x 1.83 m), United Nations flag provided by the United Nations.

9.    Recording of the sessions.

10.    Printing of the finał programme.

11.    Meeting package: folder, notepad, pen, etc.

C.    Personnel

1.    Focal point to liaise with the Secretariat; ensuring the ąuality of the meeting arrangements, to facilitate special govemment rates for the accommodation, visa support, etc.

To facilitate communication, the focal point shouid be fluent in English.

2.    Secretariat support: for the travel arrangements and accommodation for the Secretariat in accordance with the UN Staff Regulations and Rules of the United Nations, meeting arrangements, communication, Public Relations, website for the meeting; registrations and registration confirmation, drafting and sending of the visa letters, preparation and printing

of participants list, organization of a Welcome Desk at the airport, shuttle service, welcome package, etc. This support shouid include, at a minimum:

- an administrative assistant, responsible, in close consultation and collaboration with the Secretariat, for the pre-meeting and meeting organisation and logistics (starting 4 months before);

- a webmaster to develop the meeting home page, posting of the meeting announcements, meeting documents, practical information and arrangements, and a programme, if possible, to provide on-line registration;

3.    Security staff to ensure the safety of the participants and the effective running of Las2017, in linę with the provisions of Article 11 of the Host Country Agreement.

4.    Sufficient staff to conduct the meeting, to operate the technical eąuipment, handle on-site registration (distribution of badges and meeting packages, etc.), provide reproduction and distribution of the meeting documents, etc.

5.    Professional interpreters (two per booth) for simultaneous interpretation in English, French, Russian and Spanish.

(I.C.) The names of the above mentioned staff/speakers will be communicated to the Host Govemment by the UNECE in time for the prompt issuance of air tickets.

(II.) DSA and Teiminals are based on December 2016 rates and are subject to change. The official UN DSA ratę for Warsaw in efifect for December 2016 is US $287/day. DSA is reduced by 50% if accommodation is provided free of charge and by 80% if fuli board (accommodation and meals) is proWded by Host Oiganizer. Terminal expenses (US$ 38 for each journey to or frorn the airport or other point of arrival or departure i.e. US$ 38x2 = US$ 76 for Geneva; and US$ 38 x 2 = US$ 76 for Warsaw are reduced to US$ 98 if local transportation is provided in Warsaw. If travel anangements are dealt through UNECE, 13% ovezheads will apply.

(II.A and II.B) DSA includes meeting, pre- and post-meeting dates.