DZIENNIK USTAW

RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 4 czerwca 2018 r.

Poz. 1069

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI^ z dnia 18 maja 2018 r.

w sprawie przetwarzania informacji przez Służbę Ochrony Państwa

Na podstawie art. 56 ust. 13 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa (Dz. U. z 2018 r. poz. 138, 650 i 730) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1)    tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, danych osobowych, w tym danych osobowych uzyskanych lub przetwarzanych przez organy innych państw lub organizacje międzynarodowe, służących rozpoznawaniu, zapobieganiu lub wykrywaniu przestępstw;

2)    sposób oceny danych pod kątem ich przydatności do realizacji zadań Służby Ochrony Państwa;

3)    wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1)    Komendant - Komendanta Służby Ochrony Państwa;

2)    funkcjonariusz - funkcjonariusza Służby Ochrony Państwa;

3)    ustawa - ustawę z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa.

§ 3. Zbiory danych, w których Służba Ochrony Państwa gromadzi lub przetwarza informacje, w tym dane osobowe, są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, teczek, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji.

§ 4. Zbiory danych tworzy w drodze decyzji Komendant, który ustala ich zakres informacyjny i rzeczowy, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę i przeznaczenie, a także dostosowuje procedury przetwarzania w nich informacji, w tym danych osobowych, do rodzaju zadań wykonywanych przez Służbę Ochrony Państwa.

§ 5. 1. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa wprowadzają informacje, w tym dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.

2. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już do niego wprowadzona.

7 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 97 i 225).

3. W przypadku dokonania oceny, że informacje, w tym dane osobowe, są nieprzydatne lub nieadekwatne do realizacji celów określonych w art. 3 ustawy albo że ich gromadzenie byłoby nadmierne z punktu widzenia realizacji tych celów, funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa odstępują od wprowadzenia do zbioru takich informacji.

§ 6. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.

§ 7. 1. Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2.    Dla każdego użytkownika systemu teleinformatycznego, po zweryfikowaniu jego uprawnienia do dostępu do danego systemu, ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3.    Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym następuje wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

§ 8. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie:

1)    daty, godziny i minuty rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym lub w ręcznie sporządzanej ewidencji,

2)    niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz uprawnienia dostępu do zbioru danych posiadanego przez funkcjonariusza lub pracownika Służby Ochrony Państwa, wykonującego operację przetwarzania,

3)    daty pierwszego wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych,

4)    źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której dane dotyczą,

5)    przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła w wyniku wykonanej operacji ich przetwarzania,

6)    danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

7)    wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

8)    wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 oraz z 2018 r. poz. 138 i 723)

- podlegają rejestracji w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru danych.

§ 9. 1. Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator tego zbioru.

2. W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej niż jednym zbiorze danych lub w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych w jednym zbiorze, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

§ 10. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu wprowadzonych przez administratora danych formularzy rejestracyjnych, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

§ 11. Oceniając dane zgromadzone pod kątem ich przydatności, uwzględnia się w szczególności:

1)    znaczenie informacji dla realizacji zadania polegającego na ochronie osób i obiektów określonych w art. 3 pkt 1 ustawy;

2)    znaczenie informacji dla oceny, czy osoba, której informacja dotyczy:

a)    zmierza do popełnienia lub popełniła w przeszłości przestępstwa, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

b)    czyni przygotowania do popełnienia przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

c)    podżega lub udziela pomocy w popełnieniu przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

3)    znaczenie informacji dla rozpoznawania przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy;

4)    inne zgromadzone lub dostępne informacje o osobie, której informacja dotyczy, lub innych osobach;

5)    ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych do zbioru danych.

§ 12. 1. Oceny, o której mowa w § 11, dokonuje się z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:

1)    zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Służbie Ochrony Państwa, powiązanych z danymi wytypowanymi do oceny;

2)    zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 1-6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

3)    uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

2. Przy ocenie danych, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o działaniach antyterrorystycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 452, 650 i 730), Komendant lub osoba przez niego upoważniona może zwrócić się do organów, które przekazały dane osób, o aktualizację tych danych.

§ 13. 1. Komendant lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia ze zbioru danych uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku oceny, o której mowa w § 12. Komisja sporządza protokół usunięcia danych ze zbioru danych.

2. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 14. Dane pobrane, uzyskane lub zgromadzone od organów innych państw ocenia się i usuwa w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku gdy nie został on określony - w sposób wskazany w § 11-13.

§ 15. Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się:

1)    przy użyciu technik programowych,

2)    przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe

- w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych.

§ 16. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: wz. K. Kozłowski

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 maja 2018 r. (poz. 1069)

WZÓR

protokół usunięcia danych osobowych ze zbioru danych

(numer ewidencyjny)    (miejsce i data sporządzenia)

Komisja w składzie:

1..................................................................................................................................................................................................

2..................................................................................................................................................................................................

3..................................................................................................................................................................................................

(dane członków komisji; w przypadku funkcjonariusza Służby Ochrony Państwa - stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe; w przypadku pracownika Służby Ochrony Państwa - imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)

wyznaczona przez...........................................................................................................w dniu...................................r.

(wskazanie administratora danych lub osoby przez niego upoważnionej)

na podstawie................................................................................................................................................................................

(podstawa prawna usunięcia danych)

usunęła ze zbioru danych............................................................................................................................................................

(nazwa zbioru danych)

dane osobowe.............................................................................................................................................................................

(opis usuniętych danych osobowych) przez ....................................................................................................................

(wykaz zniszczonych dokumentów lub nośników informatycznych zawierających dane osobowe oraz sposób zniszczenia tych danych)

1......................................................................

2......................................................................

3......................................................................

(podpisy członków komisji)

Uwaga do wzoru:

Dopuszcza się sporządzenie protokołu przy zastosowaniu procesora tekstu z zachowaniem zawartości protokołu, przy czym można pominąć te elementy, które służą jedynie wskazaniu miejsca i sposobu wypełnienia protokołu.