ROZPORZĄDZENIE

MINISTRÓW SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ORAZ OBRONY NARODOWEJ

z dnia 26 lutego 1999 r.

w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów.

(Dz. U. z dnia 5 marca 1999 r.)

Na podstawie art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa sposób przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne przed nieuprawnionym ujawnieniem, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez podmioty wykonujące czynności lub świadczące usługi w tym zakresie, zwane dalej "przewoźnikami".

§ 2. 1. Materiały zawierające informacje niejawne są przekazywane przewoźnikom przez jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95), zwane dalej "nadawcą".

2. Nadawca składa zamówienie na wykonanie czynności i usług, o których mowa w § 1, kierując je do przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych:

  1)   poczty specjalnej podlegającej Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji przy przesyłaniu materiałów zawierających informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową, do adresatów zamiejscowych na terenie kraju,

  2)   właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych zapewniającej przewóz materiałów zawierających informacje niejawne poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

  3)   właściwych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, zapewniających przewożenie materiałów zawierających informacje niejawne,

  4)   państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" oraz innych podmiotów, które uzyskały koncesję na prowadzenie usług pocztowych,

  5)   przedsiębiorców, którzy uzyskali koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia.

§ 3. 1. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową są przewożone przez przewoźników określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-3.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach decyzję o zamówieniu przewożenia materiałów stanowiących tajemnicę państwową przez przewoźników, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4 i 5, podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 4. Materiały są przyjmowane przez przewoźników od nadawcy w postaci prawidłowo zapakowanych listów lub paczek, a w szczególności właściwie zaadresowanych, zabezpieczonych, opakowanych i oznaczonych, zwanych dalej "przesyłkami".

§ 5. 1. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, nadawane jako listy za pośrednictwem przewoźników, powinny być opakowane w dwie nieprzezroczyste i mocne koperty, przy czym na kopertach muszą być umieszczone:

  1)   wewnętrznej:

a)  klauzula tajności i ewentualne dodatkowe oznaczenie,

b)  imienne określenie adresata,

c)  imię, nazwisko i podpis osoby pakującej.

  2)   zewnętrznej:

a)  nazwa jednostki organizacyjnej adresata,

b)  adres siedziby adresata,

c)  numer wykazu i pozycji w wykazie przesyłek nadanych,

d)  nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy.

2. Miejsca sklejenia każdej koperty muszą mieć odciśniętą pieczęć "do pakietów" i zabezpieczone przezroczystą taśmą samoprzylepną, przy czym na kopercie zewnętrznej, zamiast taśmy samoprzylepnej, może być stosowana pieczęć z laku.

3. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, nadawane w postaci listów, przekazuje się jako listy polecone lub wartościowe, w dwóch nieprzezroczystych mocnych kopertach, które oznacza się tak jak w ust. 1.

4. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, nadawane w postaci paczek przewożonych przez przewoźników, muszą być opakowane w dwie nieprzeźroczyste warstwy mocnego papieru, oznaczone i zabezpieczone jak w ust. 1 i 2.

5. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, nadawane w postaci paczek, przekazuje się jako paczki wartościowe w dwóch nieprzeźroczystych warstwach mocnego papieru, przy czym na opakowaniu zewnętrznym nie umieszcza się klauzuli tajności.

6. Do oznaczania materiałów, o których mowa w ust. 3 i 5, stosuje się odpowiednio ust. 1, z tym że sposób adresowania określają odrębne przepisy.

§ 6. 1. Przesyłki przyjmowane przez przewoźników, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1-3, w zasadzie nie powinny przekraczać następujących wymiarów i masy:

  1)   listy - wymiarów od 10 cm x 15 cm do 25 cm x 35 cm i masy do 0,5 kg,

  2)   paczki - wymiarów od 5 cm x 10 cm x 15 cm do 35 cm x 35 cm x 35 cm i masy do 5 kg.

2. Materiały, które przekraczają wymiary i masę określone w ust. 1, powinny być transportowane w zakrytych pojemnikach lub bezpiecznych opakowaniach, zaplombowanych albo zabezpieczonych w inny sposób uniemożliwiający identyfikację ich szczegółów, przy czym w czasie transportu powinny być one pod ciągłym dozorem uniemożliwiającym dostęp osób nieuprawnionych.

§ 7. 1. Przewoźnicy przyjmują przesyłki na podstawie wykazu przesyłek nadanych, sporządzanych przez nadawcę.

2. Wykaz przesyłek nadanych sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla przewoźnika i nadawcy przesyłki.

3. Przyjęcie przesyłki potwierdza się podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci przewoźnika na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych.

4. Przewoźnik nie przyjmuje przesyłki nie odpowiadającej wymaganiom określonym w § 6 ust. 1 lub może odmówić przyjęcia przesyłki nie odpowiadającej wymaganiom określonym w § 5.

5. W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki, o której mowa w ust. 4, przewoźnik wykreśla ją z wykazu przesyłek nadanych, potwierdzając to podpisem osoby odmawiającej przyjęcia przesyłki i odciskiem pieczęci przewoźnika na obu egzemplarzach wykazu.

6. W przypadku przekazania materiałów bez pośrednictwa przewoźników, o których mowa w § 2 ust. 2, adresat przesyłki potwierdza pisemnie nadawcy ich odbiór.

7. Wzór wykazu przesyłek nadanych stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 8. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową nie mogą być przewożone łącznie z przesyłkami zawierającymi przedmioty wartościowe, w szczególności z: pieniędzmi, wyrobami z metalu lub kamieni szlachetnych albo mogącymi ulec uszkodzeniu w czasie transportu lub spowodować uszkodzenie pozostałych przesyłek, zwłaszcza z materiałami wybuchowymi, promieniotwórczymi, łatwo tłukącymi się, żrącymi, a także cuchnącymi.

§ 9. Przewóz przesyłek planuje się w taki sposób, aby dostarczane były w możliwie najkrótszym czasie do adresata.

§ 10. 1. Przesyłki przewozi się:

  1)   środkami publicznego transportu lądowego, pod warunkiem zarezerwowania przedziału na potrzeby konwoju lub zarezerwowania miejsc w sposób gwarantujący ciągły dozór przesyłki,

  2)   specjalnie przystosowanymi pojazdami samochodowymi przewoźnika, które w przypadku przewożenia materiałów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową muszą spełniać wymagania, o których mowa w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858),

  3)   statkami powietrznymi, przy zapewnieniu wydzielonego miejsca ograniczającego dostęp osób nieuprawnionych do przesyłek lub wydzielenia miejsc gwarantujących ciągły dozór przesyłki przez konwojentów,

  4)   środkami transportu wodnego, przy zapewnieniu wydzielonego miejsca, ograniczającego dostęp osób nieuprawnionych do przesyłek, i konwojentów.

2. Od warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, można odstąpić wówczas, gdy przesyłka przekazywana jest bezpośrednio od nadawcy do odbiorcy własnymi środkami transportu nadawcy lub odbiorcy.

§ 11. 1. Przesyłki zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową przewożą i ochraniają konwoje złożone co najmniej z dwóch uzbrojonych w broń palną konwojentów posiadających poświadczenie bezpieczeństwa, przy zapewnieniu warunków, o których mowa w § 10.

2. Przesyłki zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą "poufne", których utrata spowodowałaby szkodę dla interesu państwa, przewozi i ochrania co najmniej jeden uzbrojony w broń palną konwojent posiadający poświadczenie bezpieczeństwa.

3. Od warunku posiadania broni palnej można odstąpić w czasie przewozu przesyłek poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

4. Konwojentów wyposaża się w dokumenty niezbędne do wykonania zadania:

  1)   instrukcję postępowania z ochranianymi i przewożonymi przesyłkami,

  2)   środki łączności umożliwiające kontakt z konwojem podczas całej podróży.

§ 12. 1. Przesyłki przewożone są w zamkniętych oraz zaplombowanych paczkach, workach lub innego rodzaju pojemnikach, zwanych dalej "pojemnikami".

2. Na każdym pojemniku umieszcza się informację zawierającą nazwę i adres nadawcy i odbiorcy oraz pouczenie o postępowaniu ze znalezionym pojemnikiem o następującej treści: "Znalazca niniejszego pojemnika proszony jest o niezwłoczne przekazanie go najbliższej jednostce Policji. Pojemnika nie rozplombowywać i nie otwierać".

§ 13. Trasę przewozu przesyłki zawierającej informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, oznaczonej klauzulą "poufne", przewoźnik, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 4 i 5, uzgadnia z nadawcą, jej dostarczenie zaś powinno odbyć się bez zbędnej zwłoki.

§ 14. 1. W czasie przewożenia przesyłki niedopuszczalne jest pozostawienie jej bez nadzoru konwojentów, a w szczególności oddawanie do publicznie dostępnych przechowalni bagażu lub magazynów.

2. Przesyłki, czasowo składowane, powinny być przechowywane w zamkniętych, chronionych miejscach, do których dostęp mogą mieć tylko osoby posiadające stosowne poświadczenie bezpieczeństwa.

3. Każdy przypadek składowania, o którym mowa w ust. 2, należy odnotować w wykazie przesyłek nadanych w rubryce "Uwagi".

4. Załadunek, przeładunek i wyładunek przesyłki musi odbywać się pod kontrolą konwojentów, przewoźnika lub pracowników ochrony nadawcy lub adresata przesyłki.

§ 15. 1. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową mogą być przekazywane także bez pośrednictwa przewoźników, o których mowa w § 2 ust. 2, przy spełnieniu następujących warunków:

  1)   materiały powinny być przewożone przez nadawców lub odbiorców pod ochroną co najmniej dwóch uzbrojonych w broń palną konwojentów, według instrukcji kierownika kancelarii tajnej nadawcy lub upoważnionego przez niego pracownika,

  2)   przewozu dokonuje się za pomocą środków transportu drogowego, kolejowego, lotniczego lub wodnego, w których znajduje się, zabezpieczone przed dostępem osób postronnych, miejsce przystosowane i przeznaczone tylko do tego celu,

  3)   przewożone materiały należy zabezpieczyć przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.

2. Odstępstwo od warunku posiadania broni palnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, jest możliwe wówczas, gdy przesyłki przekazywane są bezpośrednio od nadawcy do odbiorcy na terenie tej samej miejscowości.

§ 16. 1. W przypadku uszkodzenia opakowania przesyłki przewoźnik zabezpiecza ją, w celu niedopuszczenia do dalszych uszkodzeń oraz ujawnienia jej zawartości, sporządzając w tej sprawie protokół w trzech egzemplarzach, z których pierwszy wydaje się adresatowi, drugi wysyła do nadawcy, a trzeci pozostawia u przewoźnika.

2. Przesyłkę, o której mowa w ust. 1, wraz z protokołem sporządzonym w sprawie uszkodzenia przesyłki wydaje się adresatowi.

3. W przypadku odmowy przyjęcia przez adresata uszkodzonej przesyłki przewoźnik zwraca ją nadawcy wraz z protokołem, o którym mowa w ust. 1, i naniesioną na nim adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia przesyłki.

4. Zasady określone w ust. 1-3 stosuje się odpowiednio w przypadkach, gdy mogło dojść do ujawnienia lub doszło do ujawnienia treści przesyłki, wyjaśniając w protokole, komu jej treść mogła zostać ujawniona.

5. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 17. 1. Przewoźnik wydaje przesyłki upoważnionemu przedstawicielowi adresata na podstawie wykazu przesyłek wydanych, sporządzonego przez przewoźnika.

2. Wzór wykazu, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Upoważniony przedstawiciel adresata, przed odebraniem przesyłki, obowiązany jest przedstawić upoważnienie.

4. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

§ 18. Przesyłkę nie odebraną w terminie trzech dni od daty zawiadomienia adresata o jej nadejściu odsyła się do nadawcy, jeżeli odrębne przepisy nie określają innego terminu.

§ 19. 1. W przypadku nieotrzymania przez adresata od przewoźnika przesyłki ujętej w wykazie przesyłek nadanych, zawiadamia on niezwłocznie o tym nadawcę.

2. Nadawca występuje do przewoźnika z żądaniem podjęcia czynności wyjaśniających, których celem jest ustalenie osób odpowiedzialnych za utratę przesyłki, oraz okoliczności, w jakich to nastąpiło, informując o tym jednocześnie właściwą służbę ochrony państwa. Nie informuje się właściwej służby ochrony państwa, jeżeli doszło do utraty materiałów zawierających tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą "zastrzeżone".

3. Przewoźnik po dokonaniu ustaleń, o których mowa w ust. 2, udziela nadawcy odpowiedzi na piśmie niezwłocznie - nie później niż w terminie 2 tygodni od otrzymania od nadawcy żądania, informując równocześnie właściwą służbę ochrony państwa.

§ 20. 1. Jeżeli zawarte umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową przekazywane są poza granice Rzeczypospolitej Polskiej za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.

2. Materiały niejawne stanowiące tajemnicę służbową mogą być przesyłane za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 4, z uwzględnieniem zasad zabezpieczenia i pakowania określonych w § 5 ust. 1-3 oraz 5 i 6.

3. Organizację i zasady ochrony materiałów, o których mowa w ust. 1, określają odrębne przepisy.

§ 21. 1. W przypadku gdy zachodzi konieczność pilnego wywozu za granicę materiałów przez przedstawiciela naczelnego lub centralnego organu państwowego, w ramach wynikających z umów międzynarodowych rozmów, konferencji lub innych kontaktów, i nie istnieje możliwość przekazania materiałów za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2, kierownik jednostki delegującej może zezwolić na wywóz tych materiałów, jeżeli osoba wywożąca:

  1)   posiada stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,

  2)   zapewnia stałą osobistą ochronę i bezpośrednią kontrolę w czasie podróży nad przewożonym materiałem,

  3)   ma zapewniony środek transportu umożliwiający bezpieczny przewóz materiałów do miejsca, w którym materiały będą wykorzystywane,

  4)   będzie miała zapewniony środek łączności umożliwiający szybki kontakt z jednostką delegującą,

  5)   będzie miała zapewnione za granicą miejsce zamieszkania uniemożliwiające lub utrudniające dostęp osób nieuprawnionych lub miejsce gwarantujące bezpieczne przechowywanie tych materiałów.

2. Przed wydaniem zezwolenia, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki delegującej, z wyjątkiem służb i organów, o których mowa w art. 30 ustawy, jest obowiązany powiadomić o potrzebie wywozu materiałów właściwą służbę ochrony państwa. W przypadku konieczności zdeponowania materiałów, o której mowa w ust. 5, informuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub właściwe polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne.

3. Osoba wywożąca za granicę materiały musi być wyposażona w instrukcję określającą zasady postępowania z tymi materiałami, wydaną przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. W przypadku wywożenia za granicę materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową przepisów ust. 2 nie stosuje się.

5. Osoba, która po wykorzystaniu wywiezionych materiałów nie powraca z nimi bezpośrednio do kraju, jest obowiązana zdeponować je w kancelarii tajnej najbliższego polskiego przedstawicielstwa lub wskazanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych placówce celem przesłania ich do kraju przy wykorzystaniu przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.

§ 22. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 11 marca 1999 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

.................       ............., dnia ....-....-.... r.

(pieczęć nagłówkowa     (miejscowość)

jednostki nadającej)

                      WYKAZ Nr .....

                    PRZESYŁEK NADANYCH

przez .....................................................

                    (nazwa jednostki organizacyjnej)

.................................. w ........................

      (nazwa przewoźnika)

 

Lp.	Nazwa nadawcy i nr pakowania	Rodzaj przesyłki	Adresat	Uwagi
1	2	3	4	5

 

Ogółem przesyłek ...........           .......................

               (liczbowo)             (podpis sporządzającego

                                      wykaz)

..................              ..............................

    (słownie)                (podpis przyjmującego przesyłki)

                              ...............................

                                       (data przyjęcia)

               .....................................

               (pieczęć do pokwitowań przewoźnika)

_____________________________________________________________________

Pouczenie: Wykaz wypełnić maszynowo lub odręcznie w sposób czytelny. W kolumnie 3 wpisać literę symbolizującą rodzaj przesyłki: L - dla listu, P - dla paczki, I - inne.

ZAŁĄCZNIK Nr 2

..................       ............., dnia ...-...-.....r.

(pieczęć nagłówkowa      (miejscowość)

przewoźnika)

                                              Egz. nr .....

                    PROTOKÓŁ Nr ......

               W SPRAWIE USZKODZENIA PRZESYŁKI

   My niżej podpisani oświadczamy, że w dniu ...-...-....r.,

o godz. ..., przy rozpakowaniu pakietu, pojemnika* nr ........

nadanego przez ........................................... w

............ stwierdzono uszkodzenie .........................

................ nr ....... adresowanego do ..................

(określenie rodzaju

przesyłki)

   Uszkodzenie przesyłki nastąpiło w wyniku .................

..............................................................

           (rodzaj i przyczyna uszkodzenia)

   Wyżej wymieniona przesyłka została przepakowana i

zabezpieczona celem niedopuszczenia do dalszych uszkodzeń i

doręczona adresatowi wraz z egzemplarzem nr 1 niniejszego

protokołu.

   Uszkodzenie przesyłki wskazuje (nie wskazuje) na możliwość

ujawnienia jej treści.

                                          Podpis przewoźnika:

                                          ...................

                                          ...................

Przyczyny odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

                                      .......................

                                         (imię i nazwisko)

Wyk. w 3 egz.

Egz. nr 1 - adresat przesyłki

Egz. nr 2 - nadawca

Egz. nr 3 - a/a

_________________

*    Niepotrzebne skreślić.

ZAŁĄCZNIK Nr 3

..................       ............., dnia ...-...-.....r.

(pieczęć nagłówkowa      (miejscowość)

placówki przewoźnika)

                      WYKAZ Nr ...

                    PRZESYŁEK WYDANYCH

............................................................

   (nazwa jednostki organizacyjnej odbierającej przesyłki)

..............................................................

                     (nazwa przewoźnika)

 

Lp.	Numer pakowania	Rodzaj przesyłki	Nadawca	Uwagi
1	2	3	4	5

 

Ogółem przesyłek ...........           .......................

                 (liczbowo)          (podpis sporządzającego

                                               wykaz)

..................              ..............................

    (słownie)                (podpis wydającego przesyłki)

                               ..............................

                             (podpis przyjmującego przesyłki)

                              ...............................

                                       (data przyjęcia)

               .....................................

               (pieczęć do pokwitowań adresata)

______________________________________________________________________

Pouczenie: Wykaz wypełnić maszynowo lub odręcznie w sposób czytelny. W kolumnie 3 wpisać literę symbolizującą rodzaj przesyłki: L - dla listu, P - dla paczki, I - inne.

ZAŁĄCZNIK Nr 4

UPOWAŻNIENIE

do nadawania i odbioru przesyłek

wzór: 1, 2